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Inscriptions par e-mail et Inbox

L’adresse d’inscription de votre club, ce qu’un entraîneur y envoie, et l’Inbox où chaque formulaire arrive avant de rejoindre une course.

OrganisateurChronométreurMis à jour le 27 octobre 2026Ouvrir dans l’application ↗
Sur cette page
  1. À quoi ça sert
  2. Avant de commencer
  3. Étapes
  4. Comment un formulaire est traité
  5. Le résultat attendu
  6. En cas de problème
  7. Voir aussi

À quoi ça sert

Chaque club a une adresse d’inscription, {club}@entries.racebureau.com. Un entraîneur y envoie le formulaire d’inscription FIS par e-mail (ou votre propre boîte mail en transfère une copie) ; Race Bureau lit le PDF, détermine à quel événement il se rapporte et l’affiche dans l’Inbox avec les athlètes extraits. De là, les athlètes rejoignent l’événement — tout seuls si la correspondance est nette et que Auto-enter est activé, sinon quand vous appuyez sur Import.

Rien n’est inscrit qui n’ait été reçu à cette adresse : un formulaire envoyé à toute autre adresse n’appartient à personne et n’apparaît dans aucune Inbox.

Avant de commencer

  • Votre adresse, depuis Settings › Entries › Entries by email (Copy address). Elle est construite à partir du nom web de votre club ; tant que vous n’en avez pas défini un sous Entry links, elle utilise le nom système du club.
  • L’adresse communiquée aux entraîneurs et renseignée comme Entries Email dans FIS Calendar Manager, ou une règle de transfert dans la boîte mail où les inscriptions arrivent déjà.

Étapes

  1. Appuyez sur Inbox au pied du menu latéral (Inbox — entry forms sent to your club). L’écran est intitulé INBOX · YOUR CLUB'S ENTRIES MAIL, avec les dossiers sur le côté.
    Entries · Imported forms · Unmatched forms · Conversation · Double-ups · Archived · Trash
    L’Inbox et ses dossiers
  2. Réglez Entry handling : ⚡ Auto-enter — clean, unambiguous matches enter automatically; anything unclear waits here — ou Manual — every form waits here for you to import.
  3. Ouvrez Entries. Chaque carte correspond à un formulaire d’inscription : l’objet de l’e-mail, la pièce jointe 📎, le nombre d’athlètes et, avec ★, l’événement associé. Cliquez sur la carte pour l’ouvrir.
  4. Vérifiez l’événement dans Choose an event… (la correspondance prévue est présélectionnée avec ★), cochez les athlètes et appuyez sur ✓ Import N selected. La carte passe dans Imported forms et indique où sont allés les athlètes.
  5. 📄 View entry form affiche le PDF. 🗂 Archive classe une carte (annulation depuis Archived) ; 🗑 Delete la déplace dans Trash, d’où elle peut être restaurée.
  6. Un formulaire qui n’a pas pu être placé reste sous Unmatched forms avec le motif (No confident match est le plus souvent une date que l’analyse n’a pas lue). Ouvrez ▸ Re-run the entry pipeline › ⟳ Re-parse entry forms une fois l’événement créé, ou choisissez vous-même l’événement et importez.
  7. Conversation contient les e-mails qui ne sont pas des formulaires d’inscription ; 📋 Treat as entry en fait quand même analyser un. Double-ups contient les formulaires transférés deux fois.

Comment un formulaire est traité

  • Une ligne par pièce jointe : un e-mail avec quatre formulaires donne quatre cartes, chacune associée séparément.
  • Une correspondance nette (un seul événement, tous les athlètes identifiés) n’est inscrite d’office que si ⚡ Auto-enter est activé ; tout le reste attend dans Entries.
  • Un athlète ajouté par un entraîneur dans Race Relay passe de CHECK au vert à l’arrivée de son formulaire, puisque le formulaire est désormais enregistré.
  • Refresh relit la boîte de réception ; le contrôle de réception vérifie aussi de lui-même (chaque jour tant que les inscriptions sont ouvertes, chaque heure le dernier jour — Settings › Entries › Entries by email).

Le résultat attendu

Entries affiche Nothing to import, Imported forms liste chaque formulaire avec son nombre d’athlètes et son événement, et les athlètes figurent sur Manage Competitors avec la source Entry form.

En cas de problème

  • Le formulaire d’un entraîneur n’est jamais arrivé : comparez l’adresse utilisée avec Copy address dans les paramètres. Un formulaire envoyé ailleurs n’est remis à aucun club.
  • La carte est sous Unmatched forms : créez d’abord l’événement, puis relancez l’analyse, ou choisissez l’événement à la main.
  • Les mêmes athlètes ont été importés deux fois : l’Inbox ignore les athlètes déjà inscrits et affiche All selected are already entered — nothing to add ; un vrai doublon se trouve sous Double-ups.
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