Finanzen, von der Nennung bis zu Xero
Das eigene Stripe des Vereins, die fällig werdenden Gebühren, die eine Zahlungsseite, was das Rennbüro erfasst, Rückerstattungen und Gutschriften, wer noch schuldet und die Synchronisation mit Xero.
Auf dieser Seite
Wozu es dient
Race Bureau verbindet die Zahlungen und hält sie nie. Jede Gebühr – eine Mitgliedschaft, eine Rennnennung, der Athletentag eines Trainers – geht auf das eigene Stripe- oder Bankkonto des Vereins; Race Bureau erfasst die Zeile, stellt die Quittung aus, berechnet die Rückerstattung nach der Richtlinie des Vereins und bucht alles in das Xero des Vereins. Diese Seite zeigt den Weg des Geldes von der ersten Einstellung bis zum Buchhalter.
Die Kette
- Club payments – eine Einstellungsseite: die Stripe-Karte, das Standard-Nenngeld, Währung und GST-Nummer, was mit einem unbezahlten Athleten geschieht, das auf der Zahlungsseite angezeigte Bankkonto, die Zahlungsbedingungen. → Vereinszahlungen
- Connect Stripe – Kartenzahlungen laufen über das eigene Stripe-Konto des Vereins; kreuzen Sie bei Ready to take payments unter ENTRY FEES die Option Card an. → Stripe verbinden
- Gebühren werden fällig – eine Mitgliedschaft, wenn jemand auf der Beitrittsseite des Vereins beitritt oder verlängert; eine Rennnennung, wenn ein Mitglied genannt wird oder ein Trainer einen Athletentag bestätigt; jeweils berechnet nach der Mitgliedsart oder dem Mitglieder- und Gastpreis des Rennens. → Beitreten und verlängern · Für Rennen nennen · Trainerkonten und die Zahlungsliste
- Eine Zahlungsseite – hinter der Beitritts-E-Mail, der Familienseite und den bestätigten Athleten des Trainers: Zeilen ankreuzen, dann Pay NZ$… per Karte, Pay by bank transfer mit einer
RB--Referenz oder Pay later / at the desk. Auf der Seite selbst wird nichts als bezahlt erfasst. → Die Zahlungsseite · Familien - Das Rennbüro erfasst, was eingegangen ist – Kartenzahlungen kommen über die Bestätigung von Stripe; ein Kontoauszug wird unter Bank transfers anhand seiner
RB--Referenz abgeglichen; Barzahlungen werden auf der Zahlungsliste am Handy oder in der Spalte PAID von Manage Competitors angekreuzt. → Zahlungen und Rückerstattungen · Zahlungsliste auf dem Handy - Wer noch schuldet – jede fällige Zeile der Saison, nach Zahler gruppiert, mit Chase all (ein Zahlungslink pro Familie) und Print for team captains. → Offene Beträge
- Das Hauptbuch – eine Zeile pro Bewegung, die neueste zuerst: Gebühren, Kartengebühren, Rückerstattungen, Gutschriften, Zahlungsanfechtungen, Auszahlungen. → Hauptbuch
- Rückerstattungen und Gutschriften – eine einzelne Rückerstattung direkt aus der Zeile der Zahlung, nach der Richtlinie des Vereins berechnet; eine Sammelrückerstattung für ein Rennen, einen Tag oder eine Veranstaltung; eine Gutschrift, die der nächste Bezahlvorgang zuerst verwendet. → Rückerstattungsrichtlinien · Rückerstattungen und Gutschriften
- Reports – Event money, Season money, Refunds & credits, Payout match (jede Stripe-Auszahlung gegen ihre Zahlungen) und Coach accounts, als CSV oder PDF. → Berichte
- Xero – einmal verbinden, die Kontocodes zuordnen, dann wird jede Zahlung, Rückerstattung, Stripe-Gebühr und Auszahlung von selbst stündlich gebucht; nichts wird doppelt gebucht. → Xero
Woran Sie den Erfolg erkennen
Owing steht vor dem ersten Rennen der Saison auf null, jede Banküberweisung mit Referenz ist abgeglichen, Payout match ordnet jede Auszahlung auf den Cent genau zu, und die Zahlungen des nächsten Tages erscheinen ohne Knopfdruck in Xero.
Wenn etwas schiefgeht
- Keine Kartenschaltfläche auf der Zahlungsseite: Stripe ist nicht verbunden oder noch nicht Ready to take payments; Banküberweisung und spätere Zahlung funktionieren weiterhin.
- Eine Banküberweisung passt nicht: Der Zahler hat die Referenz weggelassen oder falsch getippt; suchen Sie den Beitrag und setzen Sie ihn von Hand mit Mark paid.
- Eine Rückerstattung auf die Karte wird abgelehnt: Kartenrückerstattungen sind für den Verein noch nicht freigeschaltet; erfassen Sie eine Bar- oder Bankrückerstattung.
- Xero zeigt Needs attention: Die letzte Synchronisation ist an einem Xero-Fehler gestoppt; was gesendet wurde, bleibt gesendet.