I soldi, dall’iscrizione a Xero
Lo Stripe del club, le quote in scadenza, l’unica pagina di pagamento, ciò che registra la segreteria, rimborsi e crediti, chi deve ancora pagare e la sincronizzazione con Xero.
In questa pagina
A cosa serve
Race Bureau collega i pagamenti e non li custodisce mai. Ogni quota (un tesseramento, un’iscrizione a una gara, una giornata-atleta di un allenatore) viene pagata sull’account Stripe o sul conto bancario del club; Race Bureau registra la riga, emette la ricevuta, calcola il rimborso secondo la politica del club e invia tutto allo Xero del club. Questa pagina è il percorso dei soldi, dalla prima impostazione al commercialista.
La catena
- Club payments: una sola pagina delle impostazioni: la scheda Stripe, la quota di iscrizione predefinita, valuta e numero GST, che cosa succede a un atleta che non ha pagato, il conto bancario mostrato dalla pagina di pagamento, i termini di pagamento. → Pagamenti del club
- Connect Stripe: i pagamenti con carta passano dall’account Stripe del club; su Ready to take payments spuntate Card in ENTRY FEES. → Collegare Stripe
- Le quote diventano dovute: un tesseramento quando qualcuno aderisce o rinnova sulla pagina di adesione del club; un’iscrizione alla gara quando un socio viene iscritto o un allenatore conferma una giornata-atleta; ciascuna ha il prezzo del tipo di tesseramento o della quota socio e ospite della gara. → Adesione e rinnovo · Iscrizione alle gare · Conti degli allenatori e foglio pagamenti
- Un’unica pagina di pagamento: dietro l’email di adesione, la pagina famiglia e gli atleti confermati dall’allenatore: spuntate le righe, poi Pay NZ$… con carta, Pay by bank transfer con un riferimento
RB-oppure Pay later / at the desk. Nulla risulta pagato dalla pagina stessa. → La pagina di pagamento · Famiglie - La segreteria registra ciò che è arrivato: i pagamenti con carta arrivano tramite la conferma di Stripe; un estratto conto viene abbinato tramite il riferimento
RB-in Bank transfers; i contanti si spuntano sul foglio pagamenti del telefono o nella colonna PAID di Gestione concorrenti. → Pagamenti e rimborsi · Foglio pagamenti sul telefono - Chi deve ancora pagare: tutte le righe dovute della stagione, raggruppate per chi paga, con Chase all (un link di pagamento per famiglia) e Print for team captains. → Somme dovute
- Il registro contabile: una riga per movimento, dalla più recente: quote, commissioni della carta, rimborsi, crediti, contestazioni, versamenti. → Registro contabile
- Rimborsi e crediti: un rimborso singolo dalla riga del pagamento, calcolato secondo la politica del club; un rimborso cumulativo per una gara, un giorno o un evento; un credito che il pagamento successivo usa per primo. → Politiche di rimborso · Rimborsi e crediti
- Report: Event money, Season money, Refunds & credits, Payout match (ogni versamento Stripe rispetto ai suoi pagamenti) e Coach accounts, in CSV o PDF. → Report finanziari
- Xero: collegatelo una volta, abbinate i codici dei conti, poi ogni pagamento, rimborso, commissione Stripe e versamento viene registrato da solo, ogni ora; nulla viene registrato due volte. → Xero
Come capire che ha funzionato
Owing indica zero prima della prima gara della stagione, ogni bonifico con un riferimento è abbinato, Payout match fa quadrare ogni versamento al centesimo e i pagamenti del giorno dopo compaiono in Xero senza premere nulla.
Se qualcosa va storto
- Sulla pagina di pagamento manca il pulsante della carta: Stripe non è collegato o non è ancora Ready to take payments; il bonifico e il pagamento successivo funzionano comunque.
- Un bonifico non viene abbinato: chi ha pagato ha omesso il riferimento o lo ha digitato male; trovate la quota e usate Mark paid a mano.
- Un rimborso viene rifiutato come rimborso su carta: i rimborsi su carta non sono ancora aperti per il club; registrate un rimborso in contanti o tramite banca.
- Xero riporta Needs attention: l’ultima sincronizzazione si è fermata per un errore di Xero; ciò che è stato inviato resta inviato.