Planning des bénévoles
Les postes nécessaires à chaque jour de course, qui occupe chacun et qui le remplace, et le lien public d’inscription.
À quoi ça sert
Le planning, c’est l’organisation de la piste : une ligne par poste et par jour de course, avec une personne Primary et une personne Backup. Chaque poste a un remplaçant, pour couvrir une absence ou un départ en pleine course. Chaque poste peut être ouvert à l’inscription publique avec un plafond, et le lien d’inscription se trouve ici.
Avant de commencer
- Les jours de course de l’événement réglés dans Informations de l’événement : le planning affiche un onglet par jour.
- Des personnes dans l’annuaire Bénévoles, pour que les champs de nom les trouvent.
Étapes
- Ouvrez Crew › Volunteer roster. Les onglets de jour (Day 1, Day 2 …) sont en haut ; le premier jour est sélectionné.
Position, Primary, Backup : une ligne par poste - Ajoutez un poste avec ＋ Add position et saisissez son nom (par exemple Juges de porte 1–20). Retirez-en un avec le ✕ sur sa ligne.
- Cochez OPEN FOR SIGN-UP sur chaque poste que les gens peuvent prendre d’eux-mêmes, et réglez cap sur le nombre de personnes nécessaires.
- Saisissez un nom dans Search people… sous Primary et choisissez la personne ; le champ NAT se remplit depuis l’annuaire. Faites de même sous Backup.
- Appuyez sur Save roster. La ligne verte en haut confirme que le planning est enregistré dans l’annuaire de votre club et sur cet événement.
- Pour utiliser le même plan chaque jour, appuyez sur ⧉ Copy Day 1 → all days, puis ajustez l’onglet de chaque jour.
- Choisissez le groupe sous NOTIFY VOLUNTEERS INTO COMMS GROUP (par défaut Volunteers (default)) et appuyez sur 📣 Send roster to all pour envoyer à chacun son rôle.
- Appuyez sur 🔗 Volunteer sign-up link pour partager la page publique : ⧉ Copy link, WhatsApp, ✉ Email ou 🖨 Print poster (une affiche avec QR code). ↻ Regenerate remplace le lien ; l’ancien cesse de fonctionner.
Copy, WhatsApp, Email, Print poster, Regenerate - Sous ⚙ Custom sign-up questions, ajoutez jusqu’à cinq questions supplémentaires au formulaire d’inscription (texte, case à cocher ou liste de choix), puis Save questions.
Le résultat attendu
Les postes de chaque jour ont un titulaire et un remplaçant, les postes ouverts apparaissent sur la page publique avec leur plafond, et Send roster to all est parti. Les inscrits apparaissent sous Inscriptions et présences.
En cas de problème
- La page d’inscription indique qu’aucun rôle n’est ouvert : rien n’est coché OPEN FOR SIGN-UP, ou le planning n’est pas enregistré.
- Un nom n’est pas proposé dans Search people… : ajoutez d’abord la personne dans Bénévoles, ou saisissez le nom ; un nom saisi est conservé et ajouté à l’annuaire.
- Le lien que vous avez partagé ne fonctionne plus : quelqu’un a appuyé sur ↻ Regenerate. Partagez le nouveau.
Voir aussi
- Précédent : Bénévoles
- Suivant : Inscriptions et présences
- Comment ça s’articule : Les bénévoles, de l’annuaire au rapport de saison
- Informations d’en-tête
Cette page vous a-t-elle aidé ?