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Les bénévoles, de l’annuaire au rapport de saison

L’annuaire du club, le planning par jour, le lien public d’inscription, les présences le jour même, les messages dans Race Relay et le rapport pour le comité.

OrganisateurChronométreurBénévoleMis à jour le 27 octobre 2026Ouvrir dans l’application ↗
Sur cette page
  1. À quoi ça sert
  2. La chaîne
  3. Le résultat attendu
  4. En cas de problème
  5. Voir aussi

À quoi ça sert

Le bénévolat repose sur une seule liste que lisent quatre écrans : les personnes de l’annuaire du club, les postes du planning de chaque jour de course, les inscriptions arrivées par le lien public, et les présences qui deviennent le rapport de saison. Le planning se trouve sur les pages web du club ; Race Relay transporte les messages. Cette page suit l’ordre des opérations.

La chaîne

  1. L’annuaire — une ligne par personne, avec nation, contact et les postes qu’elle occupe habituellement. À remplir une fois ; les champs de nom du planning et les lignes de jury de Header y puisent. → Bénévoles
  2. Le planning — par jour de course, une ligne par poste avec Primary et Backup ; Copy Day 1 → all days pour un événement de deux jours ; Save roster. → Planning des bénévoles
  3. Ouvrir les postes à l’inscription — cochez OPEN FOR SIGN-UP et réglez un cap, ajoutez jusqu’à cinq Custom sign-up questions, puis 🔗 Volunteer sign-up link : Copy link, WhatsApp, ✉ Email ou 🖨 Print poster. → Planning des bénévoles
  4. Le bénévole s’inscrit — la page /v/… à l’adresse du club, sans compte : il choisit ses rôles par jour, répond aux questions sur le forfait et la carte de forfait, saisit son nom et son e-mail, puis Confirm N roles. Il est ajouté au groupe Volunteers du club. → Inscriptions et présences
  5. Prévenir l’équipe — 📣 Send roster to all publie le rôle de chaque personne dans le groupe Race Relay choisi sous NOTIFY VOLUNTEERS INTO COMMS GROUP ; 📣 Remind via Comms envoie un rappel ; Notify sur une ligne de l’annuaire écrit à une personne. → Planning des bénévoles · Groupes et membres Race Relay
  6. Sur le téléphone — le bénévole rejoint le groupe de l’événement par le QR code ou le lien et lit Chats, Program, Docs et Live ; le jour même, ✓ I'm here sur la page d’inscription enregistre son arrivée. → Bénévole (Race Relay)
  7. Les présences — Sign-ups & attendance par jour : Showed / No-show sur chaque ligne (une arrivée enregistrée sur le téléphone est déjà marquée), 🖨 Sign-in sheet pour le papier, ⬇ Export CSV et 📋 Roster report (.xlsx). → Inscriptions et présences
  8. Le rapport — Whole season ou This event : rôles, événements, jours, ATT/SIGN, absences, forfaits et cartes de forfait ; 🖨 Print / PDF, ⬇ CSV, et ✉ Thank-you (N) à toutes les personnes cochées. → Rapport des bénévoles

Le résultat attendu

Les postes de chaque jour ont un titulaire et un remplaçant, les postes ouverts sont pourvus par le lien, chaque ligne est marquée Showed ou No-show après la journée, et les totaux ATT/SIGN du rapport de saison sont justes.

En cas de problème

  • La page d’inscription indique qu’aucun rôle n’est ouvert : rien n’est coché OPEN FOR SIGN-UP, ou le planning n’est pas enregistré.
  • Un bénévole voit Link not valid : quelqu’un a appuyé sur ↻ Regenerate ; partagez le lien actuel.
  • Notify ou Send roster to all n’envoie rien : la personne n’est encore dans aucun groupe Race Relay.
  • ATT/SIGN indique 0 pour une personne présente : la présence n’a pas été marquée ; appuyez sur Showed.
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