3 · Équipe
Les bénévoles, leur planning et leur lien d’inscription ; les entraîneurs ; et le groupe Race Relay de l’événement.
À quoi ça sert
Crew est l’étape 2 : les personnes qui font tourner la journée. Les bénévoles se trouvent dans un annuaire du club que vous remplissez une fois ; le planning répartit les postes pour chaque jour de course ; le lien d’inscription permet à chacun de se proposer ; les entraîneurs rejoignent votre club une fois et voient tous vos événements ; et le groupe Race Relay de l’événement est l’endroit où tout le monde échange.
Avant de commencer
- L’événement du chapitre 2 avec ses jours enregistrés.
- Les noms et coordonnées de vos bénévoles et entraîneurs habituels.
Étapes
- Ouvrez Volunteers. Saisissez un Name, une NAT, un club, un Email et un Phone dans la ligne ＋ Add a volunteer et appuyez sur Add. Recommencez pour chaque personne ; elles restent dans l’annuaire pour votre prochain événement.
Ajoutez un bénévole une fois ; attribuez-lui des postes - Ouvrez Volunteer roster. Choisissez Day 1, puis saisissez un nom dans Primary et Backup à côté de chaque poste (Starter, Start Ref, Finish Ref, Handtimer 1 and 2, Slipper, Gate Judge, Bib collection, General Runner). ＋ Add position ajoute une ligne. Appuyez sur Save roster.
Un titulaire et un remplaçant pour chaque poste, par jour - Cochez Open for sign-up sur les postes à pourvoir par inscription, puis appuyez sur 🔗 Volunteer sign-up link. Copy link, envoyez-le par WhatsApp ou ✉ Email, ou 🖨 Print poster.
- Appuyez sur ⧉ Copy Day 1 → all days si le deuxième jour utilise la même équipe, puis sur 📣 Send roster to all pour que chacun connaisse sa fonction.
- Ouvrez Sign-ups & attendance le jour de course pour voir qui s’est inscrit et cocher les présents ; ⬇ Export CSV, 📋 Roster report (.xlsx) et 🖨 Sign-in sheet permettent de l’exporter et de l’imprimer.
- Ouvrez Coaches et appuyez sur ✉ Invite coach. Cherchez parmi les entraîneurs de votre club ou saisissez un Coach name et un Email, puis Send invite. Un entraîneur approuvé une fois voit tous vos événements.
Les entraîneurs rejoignent votre club une fois et y restent - Ouvrez RaceRelay groups & members. Le groupe de l’événement mis en place au chapitre 2 y figure avec son 🔗 Invite link et ses 👥 Members. ＋ New group crée un groupe supplémentaire pour le jour de course (par exemple le jury). Les membres rejoignent le groupe depuis le lien sur leur téléphone — voir chapitre 9.
Le résultat attendu
Le planning des deux jours comporte un nom dans chaque case Primary ; Sign-ups & attendance compte les personnes qui ont utilisé le lien ; Coaches liste vos entraîneurs sous Signed up ; le groupe de l’événement affiche ses membres.
En cas de problème
- Sign-ups & attendance indique « No sign-ups yet » : aucun poste n’a Open for sign-up coché, ou le lien n’est pas parti.
- Un entraîneur ne voit pas l’événement : sur Event access & chat (Set up), vérifiez que l’événement est coché sous Coaches you approved.
Voir aussi
- Précédent : 2 · Mise en place
- Suivant : 4 · Inscriptions
- Comment ça s’articule : L’événement, de la création à l’archivage · Les bénévoles, de l’annuaire au rapport de saison · Les entraîneurs, de l’invitation au jour de course
- Bénévoles
- Planning des bénévoles
- Inscriptions et présences
- Entraîneurs
- Inviter un entraîneur
- Groupes et membres Race Relay