Les finances, de l’inscription à Xero
Le compte Stripe du club, les sommes qui arrivent à échéance, la page de paiement unique, ce qu’enregistre le guichet, les remboursements et avoirs, qui doit encore payer et la synchronisation avec Xero.
À quoi ça sert
Race Bureau relie les paiements et ne les détient jamais. Chaque somme (une cotisation, une inscription à une course, une journée-athlète d’un entraîneur) est versée sur le compte Stripe ou bancaire du club ; Race Bureau enregistre la ligne, établit le reçu, chiffre le remboursement selon la politique du club et transmet le tout au Xero du club. Cette page présente le parcours de l’argent, du premier réglage jusqu’au comptable.
La chaîne
- Club payments — une seule page de paramètres : la carte Stripe, les frais d’inscription par défaut, la devise et le numéro de GST, le sort d’un athlète impayé, le compte bancaire affiché sur la page de paiement, les conditions de paiement. → Paiements du club
- Connect Stripe — les paiements par carte passent par le compte Stripe du club ; à Ready to take payments, cochez Card sous ENTRY FEES. → Connecter Stripe
- Les sommes arrivent à échéance — une cotisation lorsqu’une personne adhère ou renouvelle sur la page d’adhésion du club ; une inscription lorsqu’un membre est inscrit ou qu’un entraîneur confirme une journée-athlète ; chacune au prix du type d’adhésion ou des frais membre et invité de la course. → Adhérer et renouveler · Inscrire aux courses · Comptes entraîneurs et feuille de paiement
- Une seule page de paiement — derrière l’e-mail d’adhésion, la page famille et les athlètes confirmés par l’entraîneur : cochez les lignes, puis Pay NZ$… par carte, Pay by bank transfer avec une référence
RB-, ou Pay later / at the desk. La page elle-même n’enregistre rien comme payé. → La page de paiement · Familles - Le guichet enregistre ce qui est arrivé — les paiements par carte arrivent par la confirmation de Stripe ; un relevé bancaire est rapproché par sa référence
RB-sous Bank transfers ; les espèces sont cochées sur la feuille de paiement du téléphone ou dans la colonne PAID de Manage Competitors. → Paiements et remboursements · Feuille de paiement sur le téléphone - Qui doit encore payer — toutes les lignes dues de la saison, regroupées par payeur, avec Chase all (un lien de paiement par famille) et Print for team captains. → Sommes dues
- Le grand livre — une ligne par mouvement, de la plus récente à la plus ancienne : cotisations et frais, frais de carte, remboursements, avoirs, litiges, versements. → Grand livre
- Remboursements et avoirs — un remboursement individuel depuis la ligne du paiement, chiffré selon la politique du club ; un remboursement groupé pour une course, un jour ou un événement ; un avoir que le prochain paiement utilise en premier. → Politiques de remboursement · Remboursements et avoirs
- Reports — Event money, Season money, Refunds & credits, Payout match (chaque versement Stripe face à ses paiements) et Coach accounts, en CSV ou PDF. → Rapports financiers
- Xero — connectez une fois, associez les codes de compte, puis chaque paiement, remboursement, frais Stripe et versement se transmet tout seul, toutes les heures ; rien n’est transmis deux fois. → Xero
Le résultat attendu
Owing est à zéro avant la première course de la saison, chaque virement bancaire avec référence est rapproché, Payout match rapproche chaque versement au centime près, et les paiements du lendemain apparaissent dans Xero sans la moindre pression.
En cas de problème
- Pas de bouton carte sur la page de paiement : Stripe n’est pas connecté ou pas encore à Ready to take payments ; le virement bancaire et le paiement ultérieur fonctionnent toujours.
- Un virement bancaire ne correspond pas : le payeur a omis la référence ou l’a mal saisie ; trouvez la somme et utilisez Mark paid à la main.
- Un remboursement sur carte est refusé : les remboursements sur carte ne sont pas encore ouverts pour le club ; enregistrez un remboursement en espèces ou par virement.
- Xero affiche Needs attention : la dernière synchronisation s’est arrêtée sur une erreur Xero ; ce qui a été envoyé le reste.